Die Zeit des umständlichen Umgangs mit Dokumenten in Papierform hat dank der Digitalisierung ihr Ende gefunden. Seitdem können Dokumente einfacher aufbereitet und gemeinsam in ein elektronisches System überführt werden. Dieses ist übersichtlich, leicht durchsuchbar und verspricht, alle wichtigen Informationen an einem Ort zu halten. Ein wichtiger Schritt im Rahmen dieser Überführung ist das Unboxing der Dokumente.
Was bedeutet «Unboxing Dokumente»?
Direkt übersetzt bedeutet «Unboxing» nichts anderes als «auspacken». Dokumente – in diesem Kontext als schriftliche oder textuelle Aufzeichnungen verstanden – werden also verfügbar gemacht. Damit ist nicht nur das händische Öffnen von Briefumschlägen gemeint. Auch das Öffnen von digitalen Ordnern und Dateien sind Teil des Unboxings von Dokumenten. Zudem sind es streng genommen auch nicht nur Dokumente, die in diesem Prozess verarbeitet werden. Auch Bildmaterial und andere Dateiformen gehören dazu.
Das Unboxing von Dokumenten verfolgt das Ziel, sie aufzubereiten. Dieser Prozess läuft in folgenden Schritten ab:
- Öffnen
- Sortieren
- Aufbereiten für das Scanning
Unser Service für das Unboxing von Dokumenten
Jeden Tag erreichen uns bei CENT Systems mehr als 30’000 Dokumente auf elektronischem, aber auch physischem Weg. Erreichen auch Sie täglich unzählige Dokumente in digitaler und physischer Form? Dann verstehen Sie, welche Herausforderungen ein uneinheitlicher Posteingang mit sich bringt. Unsere Spezialistinnen verarbeiten sie je nach Inbound-Kanal unterschiedlich, je nach Anforderungen des Kunden. Mit diesem Verarbeitungsschritt schaffen wir die Grundlage für die Digitalisierung von ganzen Dokumentensätzen, also Dokumenten, die aus mehreren Seiten bestehen. Kurzum: Der bisher so unübersichtliche physische Posteingang wird digital.
Doch bis dieses Ergebnis erreicht ist, müssen einige andere Schritte durchlaufen werden: Das Unboxing von Dokumenten stellt als ersten Schritt die Weichen, um diese Unübersichtlichkeit zu beseitigen.
Danach folgt das Scanning. Hier findet die eigentliche Digitalisierung der Dokumente statt. Ein Hochleistungsscanner kümmert sich um die aufbereiteten Batches und liest alle Informationen ein. Das Datenerfassungsgerät erfasst mittels Licht und Reflexion alle Bildbereiche. So ist es in der Lage, sowohl Texte als auch Abbildungen zu erkennen. Dies ermöglicht eine identische Übertragung in ein digitales Format.
Auf dieser Grundlage kann die Data Extraction stattfinden. Unsere Optical Character Recognition-, kurz OCR-Engine, prüft alle Dokumente und filtert die Informationen heraus, die für Sie relevant sind. Unsere erfahrenen Erfassungsteams bearbeitet die Ergebnisse nach, um sicherzustellen, dass Sie tatsächlich alle wichtigen Informationen erhalten, die Sie benötigen.
Den Abschluss bildet das Data Enrichment. Dabei handelt es sich um eine Ergänzung der reinen Digitalisierung. Unsere Fachleute reichern die im Rahmen der Data Extraction gesammelten Daten an und veredeln sie.
Welche Vorteile liefern Ihnen das Unboxing von Dokumenten und den daraus resultierenden digitalen Posteingang?
Der digitale Posteingang bietet Ihnen eine Erleichterung des Arbeitsalltags. Dank ihm profitieren Sie von einem vereinheitlichten System, das alle relevanten Dateien an einem Ort bündelt – unabhängig von ihrem Format. Gleichzeitig sind sie jederzeit für alle berechtigten Mitarbeitenden verfügbar. Damit müssen nicht unzählige Kopien, die später möglicherweise im Dokumentenberg untergehen, versendet werden.
Ausserdem lässt sich die Eingangspost schneller bearbeiten, da sie bereits aufbereitet bei Ihnen ankommt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Beide Ressourcen können Sie dann sinnvoller einsetzen und Sie können sich auf Kernaufgaben im Unternehmen konzentrieren. Das Organisieren von eingehender Post übernehmen wir bei CENT für Sie.
Die kurze Bearbeitungszeit, die der digitale Posteingang ermöglicht, kann Ihnen sogar einen Wettbewerbsvorteil einbringen. Je schneller Sie auf Anfragen von Kunden reagieren, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich an die Konkurrenz wenden. Damit trägt diese Form der Digitalisierung indirekt auch zur Kundenbindung bei.
Wir leiten Ihr Unternehmen durch den digitalen Wandel
Die Digitalisierung erleichtert den Alltag ungemein – sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Informationen sind überall und jederzeit im World Wide Web verfügbar. Das Einkaufen erfolgt bequem online. Sogar die Post kommt mittlerweile zu weiten Teilen digital bei Ihnen an. Doch das ist nur aufgrund der enormen Komplexität all dieser digitalen Prozesse möglich.
Es kann herausfordernd sein, genau diese Prozesse für die eigenen Zwecke zu nutzen und entsprechende Arbeitsschritte einzuleiten. Unsere Experten beraten Sie gerne. Wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner für Ihre digitalen Anliegen bezüglich Ihres Posteingangs.
Möchten Sie Ihre Ressourcen sinnvoller nutzen? Sind Sie es leid, immer wieder Zeit aufwenden zu müssen, um gedruckte Dokumente zu durchsuchen? Oder möchten Sie dem Wirrwarr zwischen digitalen und physischen Dateien ein Ende setzen? Dann sind Sie bei uns richtig!
All diese Ziele erreichen Sie mit unserem Unboxing von Dokumenten-Service und einem entsprechenden digitalen Posteingang aus den Händen unserer Experten und Expertinnen. Überlassen Sie uns gerne die damit in Zusammenhang stehenden Aufgaben. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf und füllen Sie unser Formular aus. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!